O presente contrato regula o tratamento de dados pessoais que a Astro Soluções, identificada na cláusula 15 dos Termos de Serviço, realiza por conta do negócio que utiliza Rota (o «Cliente»), nos termos do artigo 28.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). O presente contrato faz parte integrante dos Termos de Serviço.
1. Papéis das partes
O Cliente é o responsável pelo tratamento: determina que dados recolhe dos seus clientes, para que finalidades e durante quanto tempo.
A Astro Soluções é subcontratante e trata os dados apenas segundo as instruções do Cliente. A Astro Soluções não trata os dados para finalidades próprias, não os vende e não os cede a terceiros.
2. Titulares, categorias de dados e finalidade
Titulares: os clientes, sócios e atletas do Cliente, as pessoas que se inscrevem através do seu formulário público e os profissionais do Cliente com acesso à Plataforma.
Categorias de dados:
- identificação e contacto: nome, telemóvel, email, data de nascimento, número de sócio e número de licença federativa;
- relação com o Cliente: marcações e reservas, inscrições e presenças em aulas, planos, mensalidades e pagamentos;
- informação registada pelo Cliente na ficha: os campos próprios de cada tipo de negócio, as notas internas e os documentos anexados, que podem incluir dados relativos à saúde, como alergias ou restrições físicas;
- comunicações: o registo das mensagens de WhatsApp enviadas em nome do Cliente, com o tipo, a data e o estado de entrega, sem o respetivo conteúdo, e o email com que é enviada a fatura;
- faturação: os elementos que a lei exige nos documentos fiscais;
- profissionais: nome, email de acesso, horários, horas trabalhadas e regras de comissão.
Finalidade: a prestação do serviço de gestão e de mensagens automáticas contratado pelo Cliente.
3. Localização dos dados
Os dados são armazenados numa base de dados alojada em servidores situados na União Europeia. Os dados de cada cliente da Astro Soluções ficam num espaço próprio e isolado, inacessível a partir da conta de outro cliente.
4. Medidas de segurança
- Todo o acesso à Plataforma é feito por ligação cifrada (HTTPS).
- As credenciais que o Cliente liga à Plataforma, designadamente a chave de faturação e a ligação ao WhatsApp, são guardadas cifradas e não voltam a ser mostradas.
- As palavras-passe são guardadas sob forma cifrada irreversível.
- Cada utilizador acede com credenciais próprias; o perfil de profissional não dá acesso às áreas financeiras.
- São feitas cópias de segurança diárias, conservadas durante 14 dias em servidores situados na União Europeia.
- O acesso técnico aos servidores está restrito às pessoas que asseguram a manutenção da Plataforma.
5. Subcontratantes ulteriores
O Cliente autoriza, de forma geral, o recurso a subcontratantes ulteriores para o alojamento dos servidores e da base de dados, o envio de email, a entrega das mensagens de WhatsApp e a emissão dos documentos fiscais na conta certificada do Cliente, cada um limitado a essa finalidade. A Astro Soluções identifica ao Cliente, a pedido, os subcontratantes ulteriores em cada momento e comunica-lhe com antecedência a intenção de acrescentar ou substituir algum, podendo o Cliente opor-se.
6. Transferências internacionais
A base de dados permanece na União Europeia. As mensagens de WhatsApp são entregues pela Meta, entidade sediada nos Estados Unidos, pelo que o número de telemóvel do destinatário e o conteúdo das mensagens são tratados na infraestrutura da Meta, ao abrigo dos mecanismos de transferência previstos no capítulo V do RGPD.
7. Direitos dos titulares
Os direitos dos titulares são exercidos junto do Cliente, enquanto responsável pelo tratamento. A Plataforma permite ao Cliente consultar, retificar e apagar a ficha de qualquer pessoa e exportar a lista dos seus clientes. A Astro Soluções presta ao Cliente a assistência necessária para responder aos pedidos que a Plataforma não permita satisfazer diretamente.
8. Eliminação de dados
O Cliente apaga a ficha de um cliente a partir da própria ficha. A eliminação remove os dados de identificação e contacto, a informação registada na ficha, os documentos anexados, as marcações e os respetivos pagamentos, as inscrições em aulas, os planos, as mensalidades e o registo das mensagens enviadas. Os documentos fiscais já emitidos, que a lei obriga a conservar, permanecem na conta de faturação certificada do Cliente. As cópias de segurança deixam de conter os dados apagados no prazo de 15 dias.
9. Violações de dados pessoais
A Astro Soluções notifica o Cliente, sem demora injustificada após delas ter conhecimento, das violações de dados pessoais que o afetem, indicando a sua natureza, os dados afetados e as medidas adotadas, para que o Cliente possa cumprir as suas próprias obrigações de notificação.
10. Confidencialidade e demonstração de cumprimento
As pessoas que, por conta da Astro Soluções, têm acesso técnico aos dados estão vinculadas a dever de sigilo. A Astro Soluções disponibiliza ao Cliente, a pedido, a informação necessária para demonstrar o cumprimento do presente contrato.
11. Duração e cessação
O presente contrato vigora enquanto o Cliente utilizar a Plataforma. Cessado o contrato, a Astro Soluções entrega ao Cliente uma exportação completa dos seus dados e apaga-os no prazo de 30 dias; as cópias de segurança deixam de os conter no prazo de 15 dias após essa eliminação.
12. Contactos
Para assuntos relativos a dados pessoais: suporte@astrosolucoes.pt. Os titulares dos dados têm o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), em cnpd.pt.